讲解复印机（多功能设备）的使用方法！主要功能及使用礼仪 ...

复印机（多功能设备）的主要功能

我们将向您介绍复印机（多功能设备）的功能。

复印机（多功能设备）的典型功能有哪些？

典型的复印机（多功能设备）配备有四种功能：“复印”、“打印”、“传真”和“扫描”。我们将简要介绍每个功能。

复制

您可以使用复印功能复印原稿。您还可以复印不同尺寸的原稿，或将多份原稿合并到一页上。用于制作公司资料等。

打印

打印是将在计算机等上创建的数据输出到纸张上的功能。虽然数据可以用来共享文档，但将其输出到纸上有很多优点，例如可以使用笔进行更正。它还用于为多人的会议和演示准备材料。

传真

您可以使用电话线发送和接收图像和数据。要接收文档，请使用稍后描述的扫描功能扫描原稿。接收信息的基本方法是将其打印在纸上，但也有可以在面板上检查接收到的信息的型号。通过与其他服务链接，还可以通过互联网发送和接收传真。

扫描

您可以读取原件并将其转换为图像数据。通过将纸质文档转化为数据，可以降低管理成本，而且这个功能对于近年来流行的无纸化系统也很有用。此外，使用 OCR (*)，您将能够将扫描文档中的文本识别为字符。

*OCR：一种用扫描仪读取手写或打印字符并将其转换为数字字符代码的技术。

您想要利用的便利功能

下面，除了上面提到的基本功能之外，我们还将介绍一些有用的功能。

云合作

您可以管理云存储中的扫描文档数据。您还可以从云中保存的数据进行打印。多个用户可以同时使用存储，从而更容易共享数据。

终结者

此功能自动装订输出纸张。通常，它作为选件安装在复印机（多功能设备）上。在为多人参加的会议创建材料时，它也非常有用，因为它消除了装订的麻烦。

用户认证

通过要求在触摸面板上输入信息，限制了使用复印机(多功能设备)的用户数量并且增强了安全性。还可以管理每个用户的使用状态。

复印机（多功能一体机）的基本使用方法

我们介绍了“复印”、“打印”、“传真”和“扫描”作为复印机（多功能设备）的基本功能。下面我们将介绍这些功能的一些常见用途。

复印一份

要在玻璃板上扫描原稿，请将原稿放置在要复印的面朝下的位置。除了以相同尺寸复印外，您还可以更改放大倍率。设置放大倍率和纸张尺寸，然后输入所需的份数。然后，按复印机（多功能设备）上的开始按钮开始复印。

打印

将计算机连接到复印机（多功能设备）并从计算机发送打印指令。最常见的方法是选择任何文件并选择“打印”。在设置屏幕上，指定打印份数、图像质量以及双面或单面打印。单击“打印”开始打印。

发送传真

将原稿有要发送内容的一面朝下放置。输入目的地传真号码并按开始按钮开始发送传真。检查传真号码以确保其正确非常重要。

扫描

将文档要扫描的面朝下放置，然后进行扫描。扫描数据一般以PDF格式保存。

工作中使用复印机（多功能设备）时的礼仪

我们已经介绍了复印机（多功能设备）的一般使用方法，但是如果您是在办公室工作的上班族，那么您也必须了解使用复印机（多功能设备）时的礼仪。下面，我们将介绍您在使用办公复印机（多功能一体机）时尤其应该了解的礼仪。

基本单色打印

单色打印和彩色打印的成本不同。由于墨水和维护等费用，彩色打印的成本更高。因此，除非有特殊原因，单色打印是标准。

即使原稿是黑白的，根据设置也可能使用彩色墨水或墨粉。为避免这种情况，请务必在复印或打印之前设置单色打印。如果是基于文本的内部材料，单色打印应该没有什么特别的问题。

被要求在办公室打印或复印文件的情况并不罕见。如上所述，基本知识是黑白打印和复印，但如果您不确定，请检查以确定。此外，在设计室中，可能经常进行彩色打印以检查文件中的颜色。根据您的预期用途进行适当的设置。

个人使用公司复印机（多功能设备）

有些人可能会想，“我想使用办公室复印机（多功能设备）进行个人复印。” 但是，原则上禁止个人使用复印机（多功能设备）。购买自己的复印机（多功能设备）或使用便利店的复印/打印服务。

禁止个人使用的一个典型原因是成本。安装复印机（多功能设备）会产生成本，每次打印也会产生成本。既然这笔费用是公司承担的，自然不能用于个人目的。

如果公司文化是诚实的，个人使用复印机（多功能设备）可能没有问题，但请不要未经许可使用。如果执行用户认证，则使用状态也会受到管理，因此可能会遭到未经授权的使用。

恢复设置

很多人都使用办公室复印机（多功能机）。因此，您不能按照自己的方式使用它。您需要特别注意的是设置。

您可以更改放大倍数、份数和复印方向等设置，但如果您保留这些设置，则下次有人使用时您必须将它们更改回来，这将是一个麻烦。使用后将设备重置为原始设置是良好的习惯。对于许多型号，只需按重置按钮即可轻松恢复设置。

另一方面，配备用户认证的复印机（多功能设备）也可以管理每个用户的设置。如果您想使用复印机（多功能设备）而不担心其他人的使用设置，我们建议使用这些型号。

积极主动进行维护

使用办公室复印机（多功能机）的人越多，墨水和纸张用完的速度就越快。如果发现墨水或纸张减少，请主动补充。如果你保持原样，下一个使用它的人就会有麻烦。

许多型号都有警报功能，可以让您知道墨水或纸张不足的情况。如果您收到警报，请补充物资。墨水和碳粉需要更换旧的，而纸张可以经常补充，因此如果您要打印大量页面，即使没有警报，最好添加一张。

定期进行维护也很重要。如果您检查打印件并发现它已经褪色，则意味着它需要清洁。请使用复印机（多功能设备）的清洁功能。

在安装复印机（多功能设备）的场所，每天都会发生这样的添加/更换补充和清洁任务。除了学习基本操作之外，您还应该学习如何执行这些任务。

别忘了带上原件

复制后不要忘记保存原件。有时，人们只是复印一份就感到轻松，却忘记拿走原件并将其留在那里。最好竖起一块牌子，上面写着“小心不要忘记拿起你的手稿。”

忘记拿东西被认为是一个问题的原因之一是安全。有些手稿可能包含高度机密的信息。即使在公司内部，包含此类信息的手稿无人看管也是不受欢迎的。

这也是为接下来使用的人考虑的问题。如果下一个尝试复制的人找到了手稿，他或她必须找到手稿的所有者。这将导致您通常不需要做很多工作。

使用复印机（多功能设备）后，请养成检查是否忘记原件的习惯。如果您忘记取出文件，一些最新型号可以检测并提醒您。

索取副本或传真时应检查的事项

在办公室，我们经常被要求复印和传真。在这种情况下，您应该检查一些事情。如果省略确认，后面就得多次提问，所以一定要一开始就说清楚，以免浪费别人的时间。

复印时的检查事项

复印时应检查的事项包括以下内容：

• 复印数量
• 打印方向
• 装订位置（如果装订）
• 单面/双面
• 单色/彩色
• 最后期限

根据份数，可能需要一些时间才能完成打印。如果能马上准备的话，就没有必要特别在意截止日期，但根据目的，比如在会议上分发材料，你可能无法及时完成，所以这是一个很好的选择。提前询问截止日期的想法。

传真确认项目

如果您收到传真请求，请检查以下内容：

• 传真号
• 发送确认电话的必要性

如果您输入错误的传真号码，可能会导致信息泄露或投诉。因此，请务必检查您的传真号码。对于企业，我们可能会在发送传真后致电您确认。请咨询负责人，看看是否需要打电话。

传真封面

在提交稿件之前发送一封求职信通常被认为是礼貌的做法。
求职信应包括以下信息：

• 发送日期
• 目的地公司名称
• 部门名称
• 全名
• 发送公司名称
• 部门名称
• 全名
• 问候语
• 发送张数
• 传输内容

经常发送传真的公司通常都有求职信模板，因此最好咨询负责发送传真的人员。

即使是初学者也能轻松使用的复印机（多功能机）

在办公室安装复印机（多功能设备）时，我们建议准备一个适合初学者的型号，以便员工可以毫无压力地使用它。不仅功能和打印速度值得关注，操作的便捷性也值得关注。

决定哪种型号易于操作的一个重要因素是它是否具有触摸屏。通过触摸执行各种指令的型号可以实现直观的操作。近年来，许多人已经熟悉了智能手机的操作，因此您应该能够顺利使用它们。

下面我们就重点介绍一下我们选择的两家厂商，重点关注触摸屏的易用性。

锋利的

夏普还采用了10.1英寸的大触摸屏。它因其易于理解的图标设计而受到好评，其特点是可以让你快速执行所需的操作。由于支持24种语言，即使在国际化气息浓郁的工作场所也能使用。

概括

根据制造商和产品的不同，除了上述介绍之外，还有各种功能和用途。这次，各个制造商之间没有太大差异，我们的解释仅限于基本用法。如果您以前从未接触过商用复印机（多功能设备），一开始您可能会感到困惑，但是您必须知道如何操作复印机（多功能设备）作为办公室的常识。

另外，针对初学者介绍的模型是管理者和复印机（复合机）设置许可权限的人员也应该了解的信息。引入一种每个人都易于使用的模型将有助于降低教育成本并防止出现问题。